Aviso de privacidad integral

1. Quién es el responsable

WEBPULSE, S.A.S. («WebPulse»), sociedad que opera la marca y el servicio Horas Claras, con domicilio en Calle 35 número 118, interior 304, colonia General Ignacio Zaragoza, alcaldía Venustiano Carranza, código postal 15000, Ciudad de México, es responsable del tratamiento de los datos personales que se describen en este aviso, conforme a la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (la «Ley»).

Para cualquier asunto de datos personales, el Departamento de Datos Personales de WebPulse te atiende en privacidad@horasclaras.mx.

2. Nuestro papel según tus datos

• Somos responsables de los datos de quienes visitan este sitio, piden información o una demostración, contratan Horas Claras, usan el panel del patrón o nos dan datos de facturación.
• Somos encargados de los datos de las personas trabajadoras que cada patrón registra en Horas Claras. En ese caso el responsable es el patrón, y nosotros tratamos esos datos sólo por su cuenta y siguiendo sus instrucciones (Ley, art. 2, fr. XII). La sección 10 lo explica.

3. Qué datos tratamos

Como responsables

• Si pides información o una demostración: nombre, nombre y giro de tu negocio, número de trabajadores, sistema de nómina que usas, correo electrónico, teléfono si nos lo das y lo que nos escribas.
• Si contratas o usas el panel: nombre, correo electrónico, cargo, empresa y sucursales, y la contraseña de acceso. La contraseña la guarda nuestro proveedor de autenticación en forma cifrada; nadie en WebPulse puede verla.
• Para facturar y cobrar: RFC, nombre o razón social, régimen fiscal, código postal, uso del CFDI y correo para recibir facturas. Los datos de tu tarjeta los recibe directamente el procesador de pagos; WebPulse no los guarda.
• Datos técnicos: dirección IP, fecha y hora de acceso, tipo de navegador y registros de seguridad del servicio.
• Comunicaciones: los mensajes que nos envíes por correo o por WhatsApp para pedir soporte.

Como responsables no tratamos datos personales sensibles. Los datos para facturar y cobrar son necesarios para la relación que tenemos contigo, por lo que no requieren tu consentimiento expreso (Ley, arts. 7 y 9, fr. IV).

4. Para qué los usamos

Finalidades necesarias

Son indispensables para la relación jurídica contigo y no requieren tu consentimiento (Ley, art. 9, fr. IV):

1. Responder tus solicitudes de información y darte una demostración.
2. Crear y administrar tu cuenta y verificar tu identidad al entrar.
3. Prestar el servicio que contrataste.
4. Facturar y cobrar.
5. Darte soporte y avisarte de cambios en el servicio o en tu cuenta.
6. Proteger la seguridad del servicio y prevenir fraudes, abusos y accesos no autorizados.
7. Cumplir obligaciones legales y atender requerimientos de autoridades competentes.

Finalidades adicionales

No son necesarias para el servicio y requieren tu consentimiento:

1. Enviarte novedades, ofertas y avisos de eventos de Horas Claras.
2. Invitarte a encuestas de satisfacción.

Si no quieres que usemos tus datos para estas finalidades, escríbenos en cualquier momento a privacidad@horasclaras.mx con el asunto «No deseo finalidades adicionales». Negarte no afecta el servicio que contrataste.

5. Con quién los compartimos

Encargados

Para prestar el servicio nos apoyamos en proveedores que tratan datos por nuestra cuenta y bajo nuestras instrucciones. La Ley no considera transferencia esta comunicación (art. 2, fr. XX). Cada proveedor está obligado por contrato a guardar confidencialidad y a proteger los datos:

• Amazon Web Services: infraestructura en la nube, envío de correo y autenticación. Los datos se guardan en servidores de los Estados Unidos de América (región us-east-1, Virginia).
• Meta Platforms: envío y recepción de mensajes de WhatsApp, cuando ese canal se usa.
• Procesador de pagos: cobro con tarjeta o transferencia.
• Proveedor autorizado de certificación del SAT: timbrado de facturas electrónicas.

Transferencias

WebPulse no vende, renta ni cede tus datos personales. Sólo los transferimos sin tu consentimiento en los casos que permite el artículo 36 de la Ley: cuando lo exija una ley o un tratado, cuando lo ordene una autoridad competente, cuando sea necesario en un proceso judicial y cuando sea necesario para cumplir la relación jurídica contigo. Si en el futuro necesitáramos una transferencia que requiera tu consentimiento, te lo pediremos antes de hacerla.

6. Cómo limitar su uso

• Escríbenos a privacidad@horasclaras.mx y te incluiremos en nuestra lista de exclusión, para no recibir comunicaciones de las finalidades adicionales.
• Cada correo de novedades incluye la forma de darte de baja.
• También puedes inscribirte en el Registro Público para Evitar Publicidad de la Procuraduría Federal del Consumidor.

7. Derechos ARCO y revocación del consentimiento

Tienes derecho a acceder a tus datos, rectificarlos si son inexactos, cancelarlos y oponerte a su tratamiento. Puedes ejercer cada derecho por separado (Ley, art. 21). También puedes revocar en cualquier momento el consentimiento que nos hayas dado, sin efectos retroactivos (Ley, art. 7).

Cómo pedirlo

Envía un correo a privacidad@horasclaras.mx con lo siguiente (Ley, arts. 28 y 30):

1. Tu nombre y el medio donde quieres recibir la respuesta.
2. Copia de una identificación oficial o, si actúas por otra persona, el documento que acredite la representación.
3. El derecho que quieres ejercer y la descripción clara de los datos de que se trata.
4. Cualquier dato que nos ayude a encontrarlos, por ejemplo el correo con el que te registraste.
5. Si pides una rectificación, el cambio que solicitas y el documento que lo respalde.

Plazos y costo

• Te respondemos en un máximo de 20 días hábiles desde que recibamos tu solicitud. Si procede, la hacemos efectiva dentro de los 15 días hábiles siguientes. Cuando las circunstancias lo justifiquen, cada plazo puede ampliarse una sola vez por un periodo igual, y te lo diremos (Ley, art. 31).
• El trámite es gratuito. Si pides copias físicas o envíos, sólo cobramos su costo. Si nos das un medio electrónico, la entrega no tiene costo (Ley, art. 34).
• En algunos casos la Ley nos impide cancelar datos, por ejemplo cuando una disposición legal o fiscal obliga a conservarlos (art. 25). Si es tu caso, te lo explicaremos.
• Si revocas el consentimiento o cancelas datos indispensables para el servicio, es posible que no podamos seguir prestándotelo.

8. Cuánto tiempo los conservamos

• Clientes: mientras dure la relación y después, durante los plazos que exigen las leyes fiscales (cinco años para la contabilidad, Código Fiscal de la Federación, art. 30) y los plazos de prescripción aplicables.
• Personas que pidieron información y no contrataron: hasta 12 meses después del último contacto.

Al terminar esos plazos, los datos se bloquean y luego se suprimen (Ley, art. 10).

9. Cómo los protegemos

Aplicamos medidas administrativas, técnicas y físicas para proteger tus datos contra daño, pérdida, alteración, destrucción y uso, acceso o tratamiento no autorizados. Entre ellas: cifrado en tránsito (TLS 1.2 o superior) y en reposo con llaves administradas, acceso restringido al personal que lo necesita, registros de actividad, respaldos con recuperación a un punto en el tiempo y revisiones de seguridad de cada cambio. Si ocurre una vulneración que afecte de forma significativa tus derechos, te lo informaremos sin demora.

10. Si checas como persona trabajadora

Si tu patrón te dio de alta en Horas Claras, el responsable de tus datos es tu patrón, y él debe darte su aviso de privacidad. WebPulse actúa como encargado: trata tus datos sólo para prestar el servicio a tu patrón, no los usa para fines propios y no los vende.

Qué datos tratamos por cuenta de tu patrón

• Nombre, número de celular, puesto, sucursal y turnos.
• Cada checada: fecha, hora oficial del servidor, folio, huella de integridad, tipo (entrada, comida, regreso o salida) y el medio que usaste.
• Ubicación aproximada, sólo en el momento de checar. Se guarda redondeada a unos 100 metros, junto con el resultado de si estabas en la sucursal. Horas Claras nunca rastrea tu ubicación durante el día ni fuera del trabajo.
• Las aclaraciones que pidas o que te afecten.
• La aceptación de tu acuerdo de registro de jornada, con fecha, hora, dispositivo y versión del texto.
• El identificador de tu dispositivo o de tu cuenta de WhatsApp, para reconocer tus checadas.

Reconocimiento facial

Sólo si tu patrón lo activa. Antes de usarlo debes dar tu consentimiento expreso y por escrito dentro de la aplicación, porque la plantilla de tu rostro es un dato sensible (Ley, art. 8). Puedes negarte o revocarlo cuando quieras y checar de otra forma, sin consecuencia. No se guarda tu foto sino una plantilla, que se borra al revocar o al terminar tu relación con el patrón.

Cuánto tiempo

Lo que indique tu patrón. Los controles de asistencia se conservan durante el último año de la relación laboral y un año después de que termine (Ley Federal del Trabajo, art. 804, fr. III).

Tus derechos

Pide el acceso, la rectificación, la cancelación o la oposición a tu patrón. Si nos escribes a privacidad@horasclaras.mx, turnaremos tu solicitud a tu patrón dentro de los cinco días hábiles siguientes y le ayudaremos a responderte.

11. Cookies y almacenamiento en tu dispositivo

Este sitio no usa cookies, analítica ni píxeles de seguimiento. La aplicación de Horas Claras guarda en tu dispositivo un identificador de sesión y, si te quedas sin señal, las checadas pendientes de enviar. Sólo sirven para que el servicio funcione, no para rastrearte, y se borran al cerrar la sesión o al quitar los datos del navegador.

12. Menores de edad

El panel del patrón no está dirigido a menores de 18 años. Si un patrón registra a una persona trabajadora menor de edad, en los casos que permite la Ley Federal del Trabajo, el patrón es responsable de contar con las autorizaciones que correspondan.

13. Cambios a este aviso

Publicaremos cualquier cambio en horasclaras.mx/aviso-de-privacidad, con la fecha de actualización. Si el cambio es importante, también lo avisaremos por correo a nuestros clientes y en el panel antes de que entre en vigor.

14. Autoridad

Si consideras que tu derecho a la protección de datos personales fue lesionado, puedes acudir a la Secretaría Anticorrupción y Buen Gobierno, autoridad en la materia (Ley, art. 2, fr. XV).